很多會議紀錄很長，但開完會後仍然沒有人知道下一步做甚麼。問題通常不是記得不夠多，而是沒有把討論轉化成可追蹤行動。
每一項至少要有四個元素
- 議題：現在需要處理甚麼；
- 決定／行動：會議同意了甚麼；
- 負責人：由哪一方、哪個角色跟進；
- 限期：何時前完成或回覆。
避免模糊動詞
「跟進」、「留意」、「盡快」都很難追蹤。可以改成：
- 承建商於 8/6 前提交 revised method statement；
- 顧問於收到後三個工作天內回覆；
- 下次會議確認 mock-up 驗收結果。
把未決事項和已決事項分開
若某項仍待資料，不要寫成已達成共識。清楚標示 Open、Pending information 或 Closed，下一次會議逐項更新。
發出後的 24 小時
趁記憶仍然清晰，盡快發出 draft minutes，並訂明回覆期限。如果合約有指定程序或時限，應以合約為準。
