EOT 申請並不是把延誤日數加起來就完成。要令評審人員能夠跟隨你的推論，至少需要把合約權利、通知、事件、工序影響和同期記錄連成一條清楚的證據鏈。

1. 先確認合約權利

先找出事件屬於哪一項可獲延長工期的原因，並核對通知形式、時限及提交對象。條文引用要準確，但亦要用項目事實解釋事件為何適用。

2. 事件與工序要有因果關係

不要只寫「圖則遲批，所以工程延誤」。應說明哪一張圖、影響哪一項工作、原定何時開始、為何不能以其他次序施工，以及何時才解除限制。

3. 對 Programme 的影響

把事件連到當時最新的核准 Programme，指出受影響活動、邏輯關係、浮時及關鍵路徑。若 Programme 本身沒有更新，應先解釋基準和實際進度差異。

4. 同期記錄要互相印證

RFI、Email、Meeting Minutes、Site Diary、相片、人手及機械記錄各自只反映一部分。把不同來源按日期排列，才能顯示問題何時出現、如何跟進及何時解決。

5. 減低損失及持續更新

說明承建商採取了甚麼緩解措施，例如改工序、增加資源或要求臨時資料。事件未完結前，應定期更新預計影響，而不是等到完工後一次過追討。

實務重點：第一封通知決定了事件如何被理解；後續記錄則決定你的說法能否被證明。